PDF dentro de outros programas

Por que não há conversor aqui

Um conversor de PDF para Word precisa reconstruir estrutura que o PDF jogou fora: parágrafos, tabelas, ordem de leitura, estilos. Fazer isso bem exige modelos de análise de layout pesados demais para uma aba do navegador — e os bons funcionam em servidores.

O Microsoft Word abre um PDF diretamente e o converte ao abrir. É grátis se você tem Word, costuma ser melhor que os conversores web, e seu arquivo nunca sai da sua máquina. O Google Docs faz o mesmo com seu fluxo de envio e abertura, com mais deslocamento do layout.

Os conversores web intermediários fazem o mesmo trabalho, com um envio adicionado. Enviam o arquivo para um servidor, executam uma conversão parecida lá e devolvem um documento. A qualidade de saída é comparável à do Word em arquivos simples, e pior em complexos — com o custo adicionado da viagem.

O que sobrevive à conversão

Documentos simples feitos a partir do Word convertem limpo. Uma coluna, títulos normais, tabelas simples: o conversor encontra a estrutura porque ela estava lá um minuto atrás no arquivo original.

Layouts de várias colunas, tabelas que cruzam páginas, notas de rodapé e documentos de gráfica voltam precisando de reparo manual. O conversor adivinha a ordem de leitura — e erra nas colunas primeiro. Calcule o tempo de reparo pelo quanto o PDF parece desenhado: um contrato precisa de limpeza; um romance, de nenhuma.

Colocar um PDF em um documento

Word, Excel e Google Docs colocam um PDF como objeto ou imagem em vez de como páginas fluidas, e cada um faz diferente. As guias dão a rota exata de menu de cada um, porque a rota errada deixa um ícone na página em vez do conteúdo.

Se você só precisa que as páginas pareçam certas dentro do documento, exportar o PDF para imagens primeiro é mais previsível. PDF para imagens faz isso aqui.

Páginas inseridas nunca se atualizam quando o PDF muda. O documento guarda uma cópia do dia em que você colocou — então decida consigo mesmo qual arquivo é o original antes de começar, ou vai acabar editando o arquivo errado duas vezes.

Enviar e empacotar

Colocar um PDF num zip não economiza quase nada, porque os fluxos internos já vão comprimidos. Se o objetivo é um anexo menor, Comprimir PDF para uma meta de tamanho faz mais que um zip.

Se o objetivo é um anexo em vez de cinco, Unir PDF os une num só arquivo — mais fácil para o destinatário que um zip que ele precisa desempacotar.

A maioria dos servidores de e-mail limita os anexos a dezenas de megabytes, e os corporativos, mais baixo ainda. Um arquivo que volta traz uma mensagem críptica dias depois, ou nunca. Confira o tamanho antes de enviar: comprima para caber, una para combinar, e só use zip quando o destinatário pediu um zip.

Quando o PDF é um escaneamento

Nenhum dos conversores acima consegue fazer nada com uma página fotografada, porque não há texto nela para converter — só pixels. O Word abre o arquivo e mostra fotos onde deveriam ir parágrafos. O Google Docs faz o mesmo. Os conversores de envio devolvem um documento vazio ou um erro, conforme a honestidade de cada um.

Um escaneamento precisa de reconhecimento de texto antes da conversão. Isso é outro produto, com sua própria taxa de erro, e funciona em servidores — não numa aba do navegador. Até essa etapa acontecer, não há nada para converter, então não pague ninguém para tentar.

O que dá para fazer com um escaneamento aqui é tudo ao redor da conversão: reordenar suas páginas, comprimi-lo, remover seus metadados ou extrair suas imagens. Os pixels ficam exatamente como o scanner os deixou.

Excel quer tabelas, não páginas

Colocar um PDF no Excel quase sempre significa uma coisa: uma tabela presa num documento. Inserir a página inteira como imagem conserva os números à vista e os mata para as fórmulas. Se a tabela tem texto selecionável, o movimento correto é extrair, não inserir.

PDF para Excel tira tabelas de texto nativo para uma planilha com a qual você pode calcular, e PDF para CSV faz o mesmo para fluxos mais simples. Ambos precisam de texto real no arquivo; uma tabela escaneada é uma foto de números, e fotos não somam.

Se os números só existem como foto, redigitar vale mais que cada truque. Os conversores que prometem ler tabelas de imagens vendem reconhecimento disfarçado de planilha — e os erros vão parar nos seus totais.

Link vs. anexo

Um anexo congela o arquivo ao enviar. Um link sempre mostra a versão atual. Para um contrato em negociação, vale o link, porque ninguém se pergunta se a página 4 é a última. Para um recibo, uma fatura ou o que deva ficar exatamente como enviado, vale o anexo, porque um link pode mudar sob o leitor.

Combine o portador com a promessa. Tudo que o destinatário deva guardar, arquivar ou imprimir vai como anexo. Tudo que ainda se move vai como link. Enviar um arquivo em movimento como anexo convida à confusão de versões; enviar um registro final como link garante que daqui a um ano se leia diferente.

Links têm seu próprio preço: controle de acesso, expiração e um servidor que precisa continuar de pé. Um anexo não precisa de nada disso. Na dúvida, anexe o final e vincule o rascunho.