PDFGym
PT

Assinar um documento Word

Você pode assinar um arquivo Word no lugar, ou exportá-lo para PDF e assinar isso. A rota do PDF é a que sobrevive ao e-mail, porque um documento Word ainda é editável ao chegar e uma assinatura dentro dele só é tão fixa quanto o parágrafo ao redor. Este guia cobre as duas.

Dois trabalhos diferentes

Assinar um documento Word normalmente significa uma de duas coisas. Ou você é a pessoa que tem que colocar um nome, ou está preparando um documento para outro assinar. As respostas puxam para direções opostas.

Se é você quem assina, exporte para PDF e assine o PDF. Se está preparando, deixe uma clara linha de assinatura e envie um PDF do mesmo jeito, porque um arquivo Word convida o destinatário a editar os termos enquanto está lá dentro.

Uma linha de assinatura no Word

O Word pode inserir uma linha de assinatura, que coloca uma área marcada com nome e cargo embaixo. Sozinha, ela é uma linha impressa com etiqueta. Diz ao leitor onde assinar e não guarda nada criptográfico.

Isso costuma ser exatamente o que você quer quando o documento vai ser impresso, ou exportado para PDF e assinado com um desenho. A Microsoft muda a faixa de opções entre versões, então procure nos comandos de inserção em vez de seguir um caminho de menu de um artigo antigo.

Uma foto da sua assinatura no Word

Insira uma imagem da sua letra como inseriria qualquer foto, e coloque-a na frente do texto para não empurrar o parágrafo. Corte bem justo e use um PNG para que o fundo branco não cubra a linha de baixo.

O porém é que o destinatário pode selecionar a imagem, arrastá-la, apagá-la ou movê-la para um documento diferente. É uma foto em um arquivo editável, que é uma posição mais fraca que a mesma foto em um PDF.

Uma assinatura de certificado no Word

O Word pode aplicar uma assinatura digital de verdade usando um certificado, marcando o documento como final e reportando uma mudança posterior. Na prática é um recurso do Windows, e precisa do mesmo certificado abordado em o guia de certificado.

A assinatura vale para o arquivo Word. Exporte esse arquivo para PDF e a assinatura não viaja junto, porque um documento novo está sendo escrito. Se o PDF precisa carregar uma assinatura de certificado, assine o PDF.

Por que a rota do PDF sobrevive ao e-mail

Um PDF fixa o layout. Fontes, quebras de página e espaçamento chegam como saíram, e a assinatura fica onde você a colocou. Um arquivo Word se reajusta conforme as fontes que o destinatário tem, o que move uma imagem de assinatura para longe da linha a que pertencia.

Também vale para a edição casual. Ninguém muda um termo de pagamento em um PDF por acidente, e o arquivo que se arquiva é o arquivo que foi acordado.

Exporte e depois assine

Salve ou exporte como PDF a partir do Word, e depois assine o PDF com o software da sua máquina. Pré-visualização em um Mac, Marcação em um iPhone, ou o Acrobat Reader grátis no Windows. O guia de assinatura cobre cada um.

Faça todo o trabalho do documento antes desta etapa. Se for preciso reordenar páginas ou unir uma folha digitalizada, execute Organizar páginas e a ferramenta de união primeiro, porque ambas escrevem um arquivo novo.

O que as guias de assinatura que ranqueiam listam

As guias que ranqueiam para esta busca (a página de suporte da Microsoft, as quatro formas do HowToGeek, SignWell) enumeram as rotas dentro do Word: enviar uma assinatura manuscrita, desenhar com o dedo ou a caneta, usar a ferramenta Desenhar do Word, ou adicionar uma assinatura digital verificada. Essas são afirmações das páginas deles, não medições feitas aqui.

A recomendação deste guia corta essa lista: se é você quem assina, exporte para PDF e assine o PDF. Um arquivo Word convida o destinatário a editar os termos enquanto assina, enquanto uma assinatura em PDF pousa sobre um layout congelado. As rotas dentro do Word ficam para o outro trabalho: preparar um documento para outra pessoa, com uma linha de assinatura clara onde vai a assinatura.

Depois da assinatura

Contratos assinados vão por e-mail, e uma foto de assinatura deixa um documento mais pesado do que a caixa de entrada quer. A ferramenta de compressão aceita um tamanho-alvo e confere que o texto continua selecionável antes de entregar o arquivo.

Um arquivo exportado do Word também carrega seu nome e seu software nas propriedades do documento. A análise de privacidade lista cada campo que encontra e remove os que você escolher.

Perguntas frequentes

Como assino eletronicamente um documento Word?
Exporte para PDF e assine o PDF, que é a versão que sobrevive ao e-mail. O Word também pode inserir uma linha de assinatura ou uma foto da sua letra, mas ambas continuam editáveis no arquivo Word.
Assino o arquivo Word ou o PDF?
O PDF, em quase todo caso. Ele fixa o layout para que a assinatura fique na linha onde você a colocou, e impede que um destinatário edite os termos com o documento aberto.
Uma assinatura sobrevive quando o arquivo Word é editado?
Uma foto de assinatura sobrevive e qualquer pessoa com o arquivo pode movê-la ou apagá-la. Uma assinatura de certificado não: o Word reporta o documento como alterado quando alguém o edita.
Posso assinar um documento Word em um Mac?
Exporte para PDF e assine na Pré-visualização, que captura uma assinatura do trackpad ou da câmera e a reutiliza em cada documento seguinte. O recurso de assinatura de certificado no Word é na prática do Windows.
A outra parte pode editar o arquivo depois que eu assinar?
Pode editar um arquivo Word livre, e nada no documento diz que mudou. Envie o PDF quando isso importar, porque uma assinatura de certificado sobre o PDF reporta qualquer mudança feita depois de aplicada.

Para onde ir agora